Teknologi didefinisikan sebagai
pengetahuan, alat-alat, teknik dan kegiatan yang digunakan untuk mengubah input
menjadi output. Karena itu dapat dikatakan bahwa teknologi meliputi seluruh
proses transformasi yang terjadi dalam organisasi, menyangkut mesin-mesin yang
digunakan, pendidikan dan keahlian karyawan, serta prosedur kerja yang
digunakan dalam pelaksanaan seluruh kegiatan (Lubis & Husaini : 1987 : 96).
Organisasi adalah sebuah sistem terbuka, dan teknologi organisasi merupakan
cerminan dari kondisi lingkungan organisasi dan juga jenis kegiatan internal
yang terjadi dalam organisasi.
Teknologi dalam organisasi memiliki
peranan utama dalam mempelajari sifat-sifat dari teknologi suatu organisasi dan
hubungan teknologi terhadap struktur organisasi. Dalam teori organisasi yaitu
dengan prinsip ketergantungan (contingency), menyatakan bahwa karakteristik
organisasi mempunyai ketergantungan terhadap faktor-faktor teknologi yang pada
akhirnya berkembang menjadi pendekatan modern dalam teori organisasi. Menurut
James Thomson, teknologi organisasi tidak didasarkan pada penyelidikan yang
dilakukan dilapangan, melainkan merupakan suatu pembahasan teoritis yang
disusun berdasarkan landasan-landasan pemikiran yang telah muncul sebelumnya.
Pembahasan mengenai teknologi
organisasi dilakukan dengan membedakan organisasi menjadi dua jenis, yaitu :
organisasi perusahaan manufaktur dan organisasi non-manufaktur. manufaktur
adalah suatu cabang industri yang mengaplikasikan peralatan dan suatu medium
proses untuk transformasi bahan mentah menjadi barang jadi untuk dijual.
Manufaktur adalah proses fisik dalam
produksi barang non jasa. Contoh manufaktur adalah seperti pembuatan minyak
urut di mana jasa pijit yang menggunakan minyak urut tersebut tidak termasuk
dalam perusahaan manufaktur. Penilitian mengenai teknologi organisasi
perusahaan manufaktur yang dianggap paling berpengaruh terhadap perkembangan
teori organisasi, yang dilakukan Joan Woodward pada tahun 1950-an di Inggris.
Woodward menemukan bahwa perusahaan yang mengunakan struktur yang sesuai dengan
teknologi produksinya dikelompokkan ke dalam tiga tipe teknologi produksi,
yaitu :
1). pembuatan produk
tunggal atau dalam kelompok ukuran kecil,
2). produk massal atau
dalam kelompok ukuran besar dan
3). produksi menurut
proses.
Thomson mengelompokkan teknologi
organisasi menjadi 3 jenis, yang masing-masing menggambarkan jenis hubungan
yang terjadi dengan konsumen maupun jenis kegiatan internal yang terjadi dalam
organisasi, yaitu :
1.
Teknologi perantara (mediating technology)
digunakan untuk menghubungkan
beberapa klien yang satu sama lain tidak dapat dihubungkan secara langsung,
misalnya jika hubungan langsung tersebut memerlukan ongkos yang besar ataupun
karena terlalu rumit untuk dilaksanakan.
2.
Teknologi rangkaian panjang (long-linked technology)
pada jenis teknologi ini kegiatan
organisasi terdiri dari tahapan-tahapan kegiatan yang berurutan. Hasil dari
suatu kegiatan menjadi input bagi kegiatan berikutnya, berurutan, hingga
akhirnya produk siap untuk digunakan oleh konsumen.
3.
Teknologi intensif (intensitive technology)
teknologi intensitif merupakan
kumpulan dari beberapa jenis pelayanan khusus, yang keseruhannya digabungkan
untuk melayani klien. Teknologi intensif ini umumnya digunakan pada kegiatan
yang mempunyai akibat yang cukup berarti pada klien sehingga klien mengalami
perubahan.
Perow mengklarifikasi empat jenis teknologi, yaitu :
1.
Teknologi rutin :
ditandai dengan variasi tugas yang
kecil, pekerjaan yang dilakukan umumnya bisa mempunyai standar dan juga formal
serat mempunyai prosedur komputasi tertentu untuk menyelesaikannya. Ini berarti
bahwa jenis teknologi rutin mempunyai tingkat kemudahan analisis yang tinggi.
2.
Teknologi non-rutin :
ditandai dengan mempunyai
variasi tugas yang dapat dikatakan tinggi dan juga proses yang tidak terlalu
dimengerti sehingga tidak mudah untuk dianalisis dalam penyelesaian pekerjaan
yang termasuk teknologi non-rutin, diperlukan usaha yang cukup besar untuk
menganalisis kegiatan maupun permasalahan yang muncul, karena itu diperlukan
adanya pengalaman yang cukup tinggi serta pengetahuan teknis yang memadai.
3.
Teknologi craft :
cirinya adalah adanya aliran
kegitan yang relatif stabil, tetapi dengan proses yang tidak terlalu
dimengerti. Karena itu pekerjaan jenis ini menuntut pengalaman yang tinggi
serta latihan yang cukup agar para karyawan dapat menghadapi permasalahan yang
rumit dengan bijaksana berdasarrkan intuisi dan pengalamannya.
4.
Teknologi engineering :
pekerjaan yang cukup rumit karena
variasi tugas yang cukup tinggi tetapi umumnya kegiatan ditangani dengan
formula prosedur maupun teknik yang sudah baku. Permasalahan umumnya
diselesaikan dengan menggunakan sejumlah pengetahuan yang sudah cukup mapan
sebagai ajuan.
Pada suatu organisasi yang kompleks
setiap bagian organisasi mempunyai teknologi yang jenisnya berbeda-beda
disebabkan kenyataan bahwa setiap bagian organisasi melakukan kegiatan mengubah
input menjadi output dengan teknologi yang berlainan. Perrow menunjukkan adanya
dua dimensi dari kegiatan kerja yang mempunyai relevansi terhadap struktur
maupun kegiatan yang terjadi dalam suatu organisasi
Teknologi yang digunakan pada suatu
organisasi mempunyai hubungan yang erat terhadap berbagai karakteristik
organisasi seperti kualifikasi karyawan, struktur organisasi dan pola
organisasi. Hubungan teknologi dengan berbagai karakteristik tersebut dapat
terlihat berdasarkan:
a. Organisasi organik dan
mekanistik.
b. Kualifikasi karyawan.
c. Struktur formal.
d. Rentang kendali,
yaitu sebagian jumlah karyawan yang
dipimpin oleh seorang pemimpin dalam suatu organisasi. Besarnya rentang kendali
dipengaruhi oleh rumitnya kegiatan dan juga tingkat profesionalisme karyawan
dalam organisasi. Rentang kendali harus lebih kecil agar atasan dan para
bawahan bisa lebih sering berinteraksi.
e. Desentralisasi, power
dan kebebasan mengambil keputusan.
f. Komunikasi.
g. Koordinasi dan
kontrol.
Organisasi modern adalah organisasi
yang sangat kompleks karena menyangkut hubungan yang kompleks dalam pencapaian
tujuan organisasi yang berdimensi ganda. Hubungan tersebut meliputi, hubungan
antara manusia-manusia, manusia-mesin, manusia-organisasi, mesin-organisasi,
mesin-mesin dan organisasi—organisasi. Dari segi manajemen ada tiga tiga fungsi
komputer, yaitu :
1.
Komputer sebagai ingatan
(memori),
2.
Komputer sebagai pemroses,
3.
Komputer sebagai informasi
eksternal. Simon (1970)
a. Komputer akan meningkatkan
efektifitas apabila keluaran nilainya lebih kecil dibanding dengan masukkan.
b. Menyatakan indeks pasif (proses
pencatatan data) dengan indeks aktif (pemilihan dan penyaringan informasi).
c.
Mengetahui model analitik dan sistematik dalam memecahkan masalah dan membuat
keputusan.
Pemanfaatan
Teknologi Dalam Organisasi
Pemanfaatan
atau implementasi teknologi dalam kegiatan operasional organisasi akan
memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi
juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan
institusi.
Pengelolaan administrasi kerja
berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber
daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau
implementasi teknologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan,
pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan.
Dengan adanya teknologi informasi,
maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat
membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya
peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik.
Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan
memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya.
Pemanfaatan teknologi informasi dalam
suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif
untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau
perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun
strategi yang tangguh untuk mengintegrasikandan mengolah data dengan cepat dan
akurat serta untuk penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk
menghadapi kompetisi.
Selain itu implementasi atau
pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah
terjadi efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan
keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara
optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi
bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan
terjadi integrasi perangkat.
Pemanfaatan teknologi informasi akan
melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh
staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi
tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan
selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam
menghadapi perubahan.Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya
tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap
akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.
Konsep kemitraan strategis atau
partnerships berbasis teknologi informasi seperti pada implementasi Supply
Chain Management atau Enterprise Resource Planning membuat perusahaan melakukan
sejumlah terobosan penting dalam mendesain struktur organisasi unit teknologi
informasinya. Bahkan tidak jarang ditemui perusahaan yang cenderung melakukan
kegiatan pengalihdayaan atau outsourcing sejumlah proses bisnis terkait dengan
manajemen teknologi informasinya ke pihak lain demi kelancaran bisnisnya. Tipe
dan fungsi peranan teknologi informasi ini secara langsung akan berpengaruh
terhadap rancangan atau desain struktur organisasi perusahaan; dan struktur
organisasi departemen, divisi, atau unit terkait dengan system informasi,
teknologi informasi, dan manajemen informasi.
C.
Bagaimana Teknologi Dalam Organisasi Seharusnya Diterapkan
Pada dasarnya tujuan teknologi
adalah menjamin ketercapaian tujuan atau target organisasi. Untuk
mengidentifikasi tujuan penggunaan teknologi dapat dilakukan dengan
sistem pengukuran balanced scorecard. Dari sistem pengukuran ini, akan
diperoleh beberapa proses manajemen penting :
1.
Menentukan visi dan strategi organisasi.
2.
Mengomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis.
3.
Merencanakan, menetapkan sasaran, dan menyelaraskan berbagai inisiatif
strategis.
4.
Meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis.
Bahkan hingga saat ini sudah banyak
organisasi-organisasi yang bergerak di bidang teknologi informasi meluncurkan
produk-produk yang berhubungan dengan pengelolaan balanced scorecard itu
sendiri. Salah satu contoh, PUSINTEK Kementerian Keuangan RI sedang
mengembangkan aplikasi yang bertujuan penentuan arah kebijakan berupa
pengendalian work flow hasil rapat pimpinan dan persuratan adalah aplikasi yang
diadopsi dari konsep balanced scorecard. Dengan aplikasi ini, pemegang kendali
keuangan negara dapat menentukan arah dan strategi kebijakan keuangan dengan
lebih mudah.
Referensi :
Tidak ada komentar:
Posting Komentar